Stan prawny: grudzień 2014 r.

Głównym zadaniem sekretarza gminy, wynikającym z art. 33 ustawy o samorządzie gminnym, jest organizacja pracy urzędu (zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, w tym prawidłowy obieg dokumentów, rozpatrywanie skarg i wniosków itp.). Nie jest to samodzielna kompetencja, bowiem za określenie organizacji i zasad funkcjonowania urzędu odpowiedzialny jest wójt. Przepisy ustawy o samorządzie gminnym stanowią jednak, że wójt może powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu zastępcy wójta lub sekretarzowi gminy.

W ramach organizacji pracy urzędu do kompetencji sekretarza należy również sprawne zorganizowanie dostępu do informacji publicznej i zapewnienie procedury ochrony danych osobowych.

W ramach powierzonych zadań sekretarz najczęściej zarządza kadrami (do jego zadań należy przygotowanie opisu stanowisk pracy i koordynacja ocen pracowniczych, jak również koordynacja służby przygotowawczej). Może spełniać istotną rolę w naborze na stanowiska urzędnicze. Może być koordynatorem i nadzorującym prace komisji konkursowej, może także czynnie uczestniczyć w toku postępowania konkursowego, np. jako członek komisji (czy także jej przewodniczący). Jako osoba, która może posiadać kompetencje z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, sekretarz powinien znać uregulowania dotyczące naboru konkursowego i stosować je w praktyce.

Ponadto sprawuje nadzór merytoryczny i koordynuje pracę na sesjach rady gminy. Bierze udział w procedurze uchwalania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej. Zajmuje się również opracowywaniem projektów dokumentów takich jak regulaminy czy instrukcje obowiązujące w urzędzie gminy.

Jak zatem widać do zakres zadań sekretarza jest bardzo obszerny i wymaga wszechstronnego omówienia. Publikacją, która wyjaśnia trudne zagadnienia z którymi musi zmierzyć się sekretarz jest: "Vademecum sekretarza"

Znajdą w niej Państwo omówienie:

• 14 podstawowych zadań i kompetencji sekretarza
• Wymagań na stanowisku sekretarza
• Ograniczeń w pracy sekretarz
• Odpowiedzialności sekretarza
• Dodatków do wynagrodzenia zasadniczego sekretarza
• Czasu pracy sekretarza oraz jego uprawnień urlopowych
• Procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze
• Zasady organizowania służby przygotowawczej
• Zasad dokonywania ocen okresowych pracowników (kto ocenia? Kto jest oceniany? Jak często powinny być dokonywane oceny? Forma i zakres oceny? Jakie są skutki prawne oceny negatywnej?)
• Zasady awansu i naborów wewnętrznych w urzędzie (jakie są procedury w z zakresie awansów? Jakie są ograniczenia w tym zakresie?
• Czasowego powierzenia wykonywania innej pracy
• Zasady przenoszeń służbowych pracowników
• Zasad dokonywania opisu stanowisk pracy
• Nadzoru nad rozpatrywaniem skarg i wniosków
• Możliwości łączenia stanowisk w gminie
• Zasad likwidacji i łączenia komórek organizacyjnych
• Możliwości przekazywania zadań publicznych innym podmiotom
• Możliwości przenoszenie zadań do innych komórek organizacyjnych oraz na inne stanowiska,
• Zwalnianie/nabór nowych pracowników w konsekwencji reorganizacji urzędu

Na płycie CD dołączonej do publikacji znajdą Państwo ponad 20 wzorów dokumentów z zakresu zarządzania personelem w urzędzie, ochrony danych osobowych, organizacji pracy urzędu, dostępu do informacji publicznej m.in.:

1. Zarządzenie sprawie wprowadzenia zasad dokonywania opisów stanowisk pracy oraz ich aktualizacji
2. Opisy stanowisk pracy
3. Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby uprawnionej do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec wójta gminy
4. Zarządzenie w sprawie ocen kwalifikacyjnych pracowników urzędu
5. Zarządzenie w sprawie wyznaczenia administratora ABI
6. Pełnomocnictwa i upoważnienia udzielane sekretarzowi i przez sekretarza
7. Regulaminy organizacyjne
8. Regulamin służby przygotowawczej
9. Polityka bezpieczeństwa informacji
10. Zarządzenie w sprawie organizacji, składu, trybu pracy i zakresu obowiązków członków komisji przetargowej