Zmiany w zamówieniach publicznych uchwalone w 2016 r. są bardzo istotne dla systemu zamówień publicznych, w tym dla instytucji kultury. W praktyce podstawowym pytaniem pozostaje: jak poprawnie określić przedmiot zamówienia? Pojawiają się bowiem wątpliwości:

1. Czy dana dostawa lub usługa może zostać zakwalifikowana do zakresu działalności kulturalnej?
2. Jak poprawnie oszacować wartość przedmiotu zamówienia, aby nie spotkać się z zarzutem zaniżenia wartości zamówienia w celu niezastosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.

Odrębnym zagadnieniem są zasady udzielania zamówień, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, czy to ze względu na przedmiot z zakresu kultury, czy wartość zamówienia. W tym zakresie należy podjąć decyzję odnośnie do wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych. Ważne jest, że wprowadzenie regulaminu wskazuje również na wypełnienie obowiązków w zakresie kontroli zarządczej.

W regulaminie kierownik jednostki wskazuje sposób wypełnienia wymogów określonych w ustawie organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, to jest zapewnienie przejrzystości, równego traktowania podmiotów zainteresowanych wykonaniem zamówienia oraz uwzględnienie okoliczności mogących mieć wpływ na jego udzielenie.

Celem najszerszej z nowelizacji ustawy – Prawo zamówień publicznych z 2016 r., która weszła w życie w dniu 28 lipca 2016 r. było przede wszystkim wdrożenie do polskiego prawa dyrektyw 2014/24/UE oraz 2014/25/UE. Nowela istotnie wpłynęła na zakres stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych, zasady udzielania zamówień oraz na sposób przygotowania i prowadzenia przez zamawiających postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

W szczególności, nowelizacją:

• uzupełniono i uporządkowano przesłanki wyłączenia obowiązku stosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych,
• wprowadzono nowe zasady udzielania zamówień publicznych, a także zmodyfikowano niektóre z zasad funkcjonujących do tej pory,
• zmodyfikowano zasady obliczania wartości zamówienia,
• zmodyfikowano reguły opisywania przedmiotu zamówienia,
• zmieniono zasady prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
• wprowadzono szczególną procedurę udzielania zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi obejmujące usługi, których wykaz stanowi załącznik XIV do dyrektywy 2014/24/UE.

W niniejszej publikacji zostały omówione zagadnienia dotyczące:

• wyłączeń (zwolnień) z obowiązku stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych,
• zasad udzielania zamówień publicznych,
• najczęściej wykorzystywanych przez instytucje kultury przesłanek stosowania trybu z wolnej ręki,
• zasad działania komisji przetargowych,
• zasad udzielania pełnomocnictw i upoważnień z zakresu zamówień publicznych przez kierownika jednostki,
• zakresu odpowiedzialności dyrektora i pracowników jednostki za zamówienia publiczne,
• oceny gospodarności i efektywności gospodarowania środkami publicznymi w zakresie udzielania zamówień publicznych,
• obowiązku sprawowania kontroli zarządczej, w tym procedur udzielania zamówień publicznych,
• stosowania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych do zamówień z zakresu kultury, których wartość nie przekracza progów unijnych,
• specyfiki udzielania zamówień o wartości przekraczającej 30 000 euro w instytucjach kultury,
• sposobu określania przedmiotu zamówienia,
• dokumentowania postępowań o udzielanie zamówienia, do udzielenia którego nie stosuje się przepisów ustawy.

W książce tej odpowiadamy na następujące pytania:

• Jak prawidłowo zdefiniować przedmiot zamówienia?
• Jak prawidłowo oszacować wartość zamówienia?
• W jakich przypadkach instytucja kultury stosuje przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych?
• Jaka jest odpowiedzialność dyrektora i pracowników instytucji kultury za udzielanie zamówień publicznych?
• Jakie są zasady odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych związanej z udzielaniem zamówień publicznych bez stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych?
• Jaki jest wpływ decyzji dyrektora instytucji kultury na wyznaczenie zakresu odpowiedzialności pracowników?
• Czy dyrektor instytucji kultury może się uwolnić od odpowiedzialności?

W książce znajduje się ponad 30 wzorów dokumentów niezbędnych w postępowaniu przetargowym, np.:

1. regulamin udzielania zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych – wraz załącznikami:
• wniosek o udzielenia zamówienia,
• notatka sporządzona na okoliczność dokonania zamówienia o wartości szacunkowej poniżej 15 000 euro,
•  zaproszenie do składania ofert,
• oferta wykonania zamówienia,
• protokół zamówienia publicznego,
• protokół z ustalenia wartości zamówienia, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych;
2. umowy:
• umowa na roboty budowlane – przebudowę widowni i sceny,
• umowa na przygotowanie scenariusza spotkań autorskich,
• umowa o świadczenie usług polegających na wyeksponowaniu materiałów promocyjnych księgarni w budynku instytucji kultury,
• umowa na zakup usług – zorganizowanie koncertu plenerowego,
• umowa na zakup drukarek,
• umowa na zakup usługi sprzątania,
• umowa na zakup usług inspektora nadzoru budowlanego,
• umowa zlecenie na zakup usług – przyjęcie funkcji ambasadora wybranych książek,
• umowa o przeniesienie praw autorskich,
• umowa licencyjna – zakup licencji.